10 Alat dan Tips Terbaik Untuk Mendelegasikan Tugas Secara Efisien
Mendelegasikan tugas secara efektif berarti berbagi beban kerja dan memaksimalkan sumber daya. Berikut adalah beberapa tips dan alat untuk pendelegasian tugas yang efektif.
Pendelegasian tugas adalah proses penting dalam alur kerja modern yang memastikan investasi upaya dari semua anggota tim. Sebagai pemimpin tim atau manajer, tidak mungkin untuk mengambil semua tanggung jawab di pundak Anda.
Dengan mendelegasikan tugas kepada anggota tim, Anda dapat mengurangi beban kerja Anda selain memberdayakan tim Anda untuk pengembangan profesional. Cobalah tips delegasi tugas berikut untuk menjaga hubungan yang sehat di antara rekan satu tim Anda.
Temukan Sumber Daya Yang Tepat
Ketika Anda memutuskan untuk mendelegasikan tugas, hal pertama adalah memilih orang yang paling cocok untuk pekerjaan itu. Jangan hanya berasumsi bahwa seseorang dapat menyelesaikan tugas. Sebaliknya, gunakan bukti empiris untuk memilih yang benar. Cari tahu mereka yang memiliki pengetahuan dan keterampilan yang dibutuhkan untuk menyelesaikan pekerjaan yang akan Anda delegasikan.
Sebelum pendelegasian, Anda dapat menggunakan aplikasi pengelolaan tugas Teamwork untuk memeriksa bandwidth sumber daya yang dimaksud. Dengan demikian, Anda tidak akan berakhir dengan memberikan tugas kepada rekan setim yang sudah memiliki terlalu banyak tugas.
Diskusikan Kebutuhan Pendelegasian Dengan Tim
Sebelum pendelegasian tugas, Anda perlu mendiskusikan alasan di baliknya dengan orang yang dipilih. Juga, ceritakan dengan jelas apa yang Anda harapkan dari mereka. Terkadang, penerima tugas mungkin tidak menyadari tanggung jawab mereka.
Jika mereka tidak menyadari bagaimana berkontribusi pada proyek secara positif, mereka mungkin menjadi tidak tertarik dan tidak terlibat. Jika Anda menyerahkan tugas kepada pekerja jarak jauh, Anda dapat menggunakan Google Jamboard untuk rapat langsung. Ini akan membantu membuat mereka memahami berbagai hal secara visual.
Mengurangi Kemungkinan Delegasi Terbalik
Beberapa anggota tim mungkin mencoba memberikan tugas yang didelegasikan kembali kepada Anda. Berusahalah untuk mencari tahu alasannya. Selama mereka memiliki keahlian yang dibutuhkan dan waktu yang cukup, belajarlah untuk mengatakan tidak dalam kasus seperti itu. Juga, dorong mereka untuk menjadi percaya diri tentang kemampuan mereka.
Namun, Anda dapat meminimalkan kemungkinan pendelegasian terbalik dengan melakukan analisis SWOT terhadap orang yang dituju. Anda dapat menggunakan aplikasi Creately untuk tujuan ini dan mencari tahu siapa yang memiliki peluang paling kecil untuk memberikan tugas kembali kepada Anda.
Bagikan Garis Besar Yang Komprehensif
Penerima tugas tidak boleh merasa kewalahan saat Anda mendelegasikan proyek atau tugas kepada mereka. Buat garis besar tugas sehingga mereka tahu cara menyelesaikannya tanpa banyak tekanan. Saat menguraikan, tambahkan apa yang Anda ingin mereka capai dan pada jam berapa. Ingatlah untuk menetapkan judul yang realistis untuk menghindari tekanan yang tidak perlu.
Anda dapat menggunakan aplikasi manajemen tugas apa pun seperti Asana untuk membuat garis besar proyek dan menyertakannya dengan dependensi tugas dan tanggal jatuh tempo.
Berikan Akses ke Pelatihan & Sumber Daya Yang Diperlukan
Sebagai pemimpin atau manajer tim, Anda bertanggung jawab untuk memastikan orang yang Anda delegasikan tugas memiliki semua pelatihan dan sumber daya yang diperlukan. Misalnya, jika tugas yang didelegasikan perlu menggunakan alat tertentu, tetapi penerima tugas tidak pernah menggunakannya sebelumnya, Anda perlu mengatur sesi pelatihan langsung untuk mereka.
Membuat semua sumber daya yang diperlukan tersedia bagi mereka dengan menyediakan akses ke basis pengetahuan. Jika Anda tidak memiliki basis pengetahuan, Anda dapat meletakkan semua sumber daya di folder Google Drive dan membagikannya dengan penerima tugas.
Menawarkan Otoritas Atas Tugas Yang Didelegasikan
Jika Anda menugaskan seseorang dengan tugas tanpa wewenang, itu tidak akan menjadi situasi yang ideal bagi penerima tugas. Berdayakan mereka dengan otoritas untuk membuat keputusan dan mengajukan pertanyaan. Hanya dengan begitu Anda dapat mengharapkan tugas selesai dalam tenggat waktu dan tanpa kekurangan apa pun.
Jika mereka sedang mengerjakan dokumen atau spreadsheet Word, Anda dapat menjadikannya pemilik file tersebut. Dalam kasus proyek, Anda dapat membuat mereka ditugaskan untuk tugas itu di alat manajemen proyek seperti Wrike. Dengan demikian, mereka memiliki rasa otoritas, dan anggota tim lainnya juga akan mengetahuinya.
Gunakan Saluran Komunikasi Khusus
Mendelegasikan tugas tidak berarti api dan lupa. Anda harus tersedia untuk orang yang Anda delegasikan tugas untuk setiap pertanyaan dan pertanyaan. Mereka mungkin juga membutuhkan saran Anda jika ini adalah pertama kalinya mereka mengelola proyek besar atau kompleks.
Anda dapat menggunakan Slack untuk membuat saluran real-time khusus untuk komunikasi. Buat saluran terpisah di aplikasi itu sehingga penerima tugas dapat menghubungi Anda dengan lancar dan berbagi file jika perlu untuk umpan balik instan.
Bersiaplah Untuk Menangani Masalah Tak Terduga
Anda harus siap untuk menangani masalah yang tidak terduga selama proyek, bahkan jika Anda telah mendelegasikan tugas tersebut kepada orang lain. Ketika penerima tugas tidak memiliki keahlian dan tingkat pengalaman yang memadai, Anda perlu campur tangan untuk menyelesaikan tugas dengan sukses.
Anda dapat meminta mereka untuk merekam masalah menggunakan aplikasi perekaman layar apa pun seperti Ezvid dan mengirimkannya kepada Anda. Dengan demikian, Anda dapat memahami masalah dengan lebih baik dan menawarkan solusi yang sesuai. Selain itu, mereka dapat menuliskan masalah secara detail menggunakan aplikasi pencatat apa pun.
Tinjau Kemajuan dan Tukar Umpan Balik
Setelah delegasi, jangan lupa untuk memeriksa kemajuan tugas untuk mengetahui apakah itu berjalan dengan kecepatan optimal. Tapi hindari micromanaging, karena akan menurunkan motivasi penerima tugas. Ciptakan budaya tindak lanjut dan umpan balik timbal balik untuk delegasi yang efektif.
Alat manajemen tugas apa pun seperti nTask akan memungkinkan Anda melacak kemajuan setiap tugas dan sub-tugas yang telah Anda delegasikan ke orang lain. Anda juga dapat memberikan umpan balik yang cepat menggunakan fitur komentar. Dengan demikian, penerima tugas akan mendapatkan semua umpan balik di satu tempat.
Hadiahi dan Kenali Kesuksesan
Saat Anda mendelegasikan tugas kepada rekan kerja, bersiaplah untuk menghargai mereka dan menghargai upaya mereka. Jangan menganggap pekerjaan yang dilakukan dengan baik begitu saja. Puji dan akui mereka secara terbuka dalam rapat tim.
Pengakuan atas kerja keras melalui pujian dan tunjangan meningkatkan moral karyawan. Selain itu, berdampak positif pada produktivitas mereka.
Setelah menyelesaikan tugas dan proyek yang didelegasikan, Anda dapat mengatur sesi perayaan di Zoom. Di sana, Anda dapat menyebutkan rekan satu tim yang berhasil menjalankan tugas yang diberikan dan membantu organisasi Anda mencapai pencapaian.
Delegasikan Tugas Untuk Manajemen Tugas Yang Lebih Baik
Sebuah proyek yang sukses mencakup kontribusi dari semua anggota. Sekarang setelah Anda mengetahui metode terbaik untuk mendelegasikan tugas, Anda dapat membantu anggota tim Anda mendapatkan pengetahuan dan keterampilan baru.
Ini juga akan mencegah satu orang merasa kewalahan dan menyelesaikan proyek dalam tenggat waktu. Strategi delegasi tugas yang disebutkan di atas, bersama dengan alat produktivitas, dapat membantu tim Anda mencapai tujuan produktivitas mereka.
0 Response to "10 Alat dan Tips Terbaik Untuk Mendelegasikan Tugas Secara Efisien"
Post a Comment